Inspireren en motiveren

KU Leuven is meer dan enkel een onderwijs- of onderzoeksinstelling. Het is een dynamische gemeenschap van ruim 65.000 studenten en bijna 2.000 professoren (Zelfstandig Academisch Personeel of ZAP/OP3), meer dan 7.000 doctoraatsstudenten, postdocs en onderzoekers in diverse functies (ABAP-OP1/2) en zo’n 4.000 administratieve en technische medewerkers (ATP) die samen zorgen voor de fundamentele ondersteuning van onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering en goede werking van de universiteit. Het is deze dynamische gemeenschap die de mogelijkheden creëert waarbinnen en dankzij dewelke individuen zich ontplooien. Deze gemeenschap bezielt twaalf campussen in Vlaanderen en Brussel. Dit maakt van onze universiteit een levendige en diverse plaats van ontmoeting, waar kennis en talent elkaar vinden en doen bloeien.

Recente cijfers van de universitaire tevredenheidsenquête tonen aan dat onze personeelsleden hun taak belangrijk vinden. Echter, 80% ervaart een erg hoge werkdruk,  met een donkerrode score die sinds 2021 verder is toegenomen. Het AAP/BAP ondervindt diverse problemen rond taakstelling. Tegelijkertijd ervaart het ATP nog te dikwijls lage promotie- en ontplooiingskansen.

Wij geloven sterk in een werk- en leeromgeving waarin wetenschappelijke vooruitgang en kansen voor persoonlijke ontplooiing voor iedereen centraal staan, met een nadruk op het welzijn van mensen in de breedste zin. Er is dus nood aan een centrale, structurele en duurzame aanpak om de druk die mensen ervaren te voorkomen (preventie), bestaande druk te verminderen en onze mensen de nodige duidelijkheid en ontplooiingskansen te geven.

1. We willen een werkomgeving faciliteren waarbinnen vertrouwen gestimuleerd wordt binnen een afgesproken kader. Meer vertrouwen en minder controle. Immers, vertrouwen en autonomie verhogen de werkvreugde en bevlogenheid en verminderen het risico op burn-out. Wij willen een omgeving die werkbaar is en waar mensen worden ontzorgd door hen niet lastig te vallen met onnodige administratie. Door het subsidiariteitsprincipe toe te passen en meer autonomie toe te laten kan iedereen zich concentreren op de kern van zijn of haar taak.
2. We zorgen voor kansen in onderzoek, onderwijs en ondernemen. We stellen hiervoor een duurzaam systeem van mentorshipprogramma’s op, waarbij personen met ervaring collega’s helpen om hun persoonlijke en professionele doelen te bereiken. We ondersteunen deze mentoren intern (bijvoorbeeld via workshops, handleidingen en feedbacksessies) maar ook publiek, door hen visibiliteit te geven binnen KU Leuven en daarbuiten. Het doel is om zo meer cohesie binnen teams te creëren.
3. We bouwen de huidige administratieve lasten zo veel mogelijk af. Interne procedures rond bijvoorbeeld de toetsing van privacy, ethiek en andere regulatoire eisen voor klinische of sociaal-wetenschappelijke studies kunnen eenvoudiger. We zetten in op het vereenvoudigen van administratief tijdrovende procedures zoals docentenevaluaties, met als doelstelling om participatie te maximaliseren door de input te stroomlijnen. We vereenvoudigen aanwervingsprocedures, met als doel de doorlooptijden te verminderen, de betrokken diensten en personen te ontlasten en meer tijd te kunnen besteden aan een vlotte, kwaliteitsvolle uitwisseling met kandidaten.
   Daarnaast dienen ondersteunende diensten die zich meermaals per jaar buigen over complexe processen (zoals het opstellen van uurroosters en examenregelingen) de nodige omkadering en ondersteunende tools te krijgen, zonder daarbij de noden van de studenten uit het oog te verliezen. Het juiste evenwicht bewaren, is hier essentieel.
4. We voeren een efficiëntietoets in bij elke nieuwe voorgestelde procedure. Voor elk nieuw voorstel stellen we ons de vraag of dit realistisch en nuttig is om te implementeren. Personeelsleden die invloed zullen ondervinden van een nieuwe maatregel of ermee in contact zullen komen, dienen van bij het begin betrokken te worden in de discussies, vooraleer de implementatie daarvan opgestart wordt. Er zal bovendien geëvalueerd worden welke impact een nieuwe procedure op de werkdruk en de voortgang van het onderzoek of onderwijs zal hebben, en of bijkomende ondersteuning nodig is. We moeten samen de balans tussen administratieve normen en praktische haalbaarheid terugvinden en de focus  opnieuw richten op de kerntaken van onderzoek, innovatie en kennisoverdracht.
5. We onderzoeken hoe nieuwe technologieën, onder andere artificiële intelligentie (AI), repetitief en tijdrovend werk kunnen verlichten. We versterken de inspanningen om kwalitatief hoogstaand onderwijs aan studenten aan te bieden, waarbij technologische innovaties en centrale ondersteuning moeten helpen om de kennisoverdracht en disciplinaire vorming voor allen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Verder zijn we ervan overtuigd dat IT-ondersteund examineren werkdruk voor docenten en medewerkers kan wegnemen. Het blijft hierbij belangrijk om de facultaire diensten proactief te betrekken bij zowel strategische besluitvorming als beleidsimplementatie, zodat facultaire noden ingevuld kunnen worden volgens de eigen accenten.
6. De topprioriteit ligt bij het creëren van een gezonde werk- en leeromgeving. Gezonde werkomstandigheden garanderen betekent ook een propere, nette, groene en aangename werkruimte aanbieden. Studenten en medewerkers op de campussen en in sommige van onze gebouwen (met name in Leuven-centrum) voelen zich bijvoorbeeld te vaak omringd door beton in plaats van groen. We willen nog meer initiatieven nemen voor het creëren van een natuurlijke omgeving naast de zogenoemde ‘groene longen’ die rond campussen worden aangelegd. Geluids- of geurhinder op de verschillende campussen moet zo veel mogelijk wordenaangepakt. Verder dienen we ernaar te streven dat op de verschillende campussen studenten en medewerkers op een vlotte manier toegang krijgen tot gezonde voeding aan betaalbare prijzen. We zullen daarom onder meer het aanbod van frisdrankautomaten en ongezonde snacks op onze campussen weren, meer waterfonteintjes installeren, gezonde alternatieven aanbieden voor rood vlees, focussen op lokale voedingsproducten (korte keten), zoveel als mogelijk met herbruikbaar materiaal werken, de groene zones op onze campussen zo goed mogelijk vrijwaren en er op deze manieren voor zorgen dat duurzaamheid structureel ingebed wordt aan KU Leuven. Waar mogelijk, wenselijk en opportuun, dient ook gefaciliteerd te worden dat studenten en medewerkers van de bestaande of verder te ontwikkelen sportinfrastructuur van de universiteit kunnen gebruikmaken.
7. Toegang tot betaalbare psychologische hulp moet gemaximaliseerd worden voor studenten en medewerkers, zowel in Leuven als op de andere campussen. Het mentale welzijn van onze studenten en medewerkers is essentieel voor hun welbevinden en dat van onze universiteit. De afgelopen jaren voerde de dienst Studentenvoorzieningen (Stuvo) een reorganisatie door met als doel om psychologen en psychiaters dichter bij de faculteiten in te zetten. Er wordt vooral ingezet op preventie en eerstelijnszorg om studiebelemmerende factoren – zowel sociaal als studiegerelateerd – weg te werken. Zo hebben studenten toegang tot gratis eerstelijnspsychologen (maximum vijf individuele gesprekken) en worden de wachttijden zo kort mogelijk gehouden. Uniek voor KU Leuven is de toegang tot psychologen en/of psychiaters in de tweede lijn, een initiatief dat voorlopig (nog) geen navolging kent aan andere universiteiten. Studenten kunnen zelf kiezen of ze instappen in de eerste of tweede lijn. De tarieven voor de tweede lijn zijn met 11-22 euro per sessie (groepssessies gratis) ook behapbaar. Voor een toenemende groep doctorandi en internationale studenten zijn evenwel geen subsidies mogelijk. Recent werd daarom voor deze doelgroep een project opgestart. We willen onderzoeken hoe we dit initiatief verder kunnen uitbouwen en, mits positieve evaluatie, duurzaam kunnen verankeren. In elk geval wordt de waarde van buddyprogramma’s zoals MindMates voor Belgische studenten en Pangaea voor internationale studenten blijvend erkend. Ook blijven peer-assisted learning (PAL) coaches erg belangrijk voor eerstejaarsstudenten als laagdrempelige hulp bij studievragen.
8. We zetten in op de ontwikkeling van een moderne bestuurscultuur aan KU Leuven. Professoren worden niet aangeworven om bestuursfuncties op te nemen, maar wel om excellent onderzoek te verrichten en kwalitatief onderwijs te verzorgen. Toch zullen de meeste van onze professoren vroeg of laat in hun loopbaan een bestuursfunctie opnemen die het aansturen van de eigen onderzoeksgroep overstijgt. We moeten hen daar beter op voorbereiden via een gerichte opleiding, die niet enkel inzet op kennis en vaardigheden maar ook op de vorming van een gezonde bestuurscultuur. We streven naar een participatief bestuur, waarbij besluitvormers voldoende vrijheid geven aan degenen die zij aansturen. Micromanagement, dat jammer genoeg nog te wijdverbreid is binnen onze instelling, is immers een belangrijke oorzaak van werkdruk en ontevredenheid, die ertoe leidt dat mensen hun volledige potentieel niet kunnen benutten.